Wie werden Eingangsrechnungen geprüft und freigegeben, ohne dass sie liegen bleiben?

Eingangsrechnungen bleiben selten liegen, weil jemand nachlässig ist. Sie bleiben liegen, weil die freigebende Person erst prüfen müsste, ob Menge und Preis stimmen, und dafür im Tagesgeschäft keine Zeit findet. Also wandert die Rechnung in einen Stapel, die Skontofrist läuft ab, und die Abweichung zur Bestellung fällt erst auf, wenn bezahlt ist. Der Weg nimmt die Prüfung ab und lässt der freigebenden Person nur noch die Entscheidung.

Das System vergleicht, was bestellt, geliefert und berechnet wurde. Passt alles, kommt die Rechnung mit dem Vermerk an, dass sie geprüft ist. Passt etwas nicht, steht dabei, was genau abweicht: eine Menge, ein Preis, eine Kondition. Freigegeben wird weiter von einem Menschen, aber er muss nicht mehr selbst suchen, und er sieht auf einen Blick, wo er genauer hinschauen sollte.

Für die Geschäftsführung wird dabei etwas sichtbar, das vorher im Stapel verschwand: welche Lieferanten regelmäßig abweichend berechnen und wie oft Skonto verloren geht. Beides war vorher nur zu schätzen. Jetzt ist es ein Thema für das nächste Gespräch mit dem Einkauf, mit Zahlen statt mit Eindrücken.