Wie kommen Belege vollständig und zugeordnet zum Steuerberater?

Am Monatsende zeigt sich, wie verstreut Belege ankommen: als Anhang im Postfach, als Download in einem Lieferantenportal, als Papier in der Jackentasche. Wer dann sucht, sucht selten nach dem Betrag, sondern nach der Person, die die Ausgabe veranlasst hat, und nach dem Ort, an dem sie den Beleg abgelegt hat. Der Weg ordnet diese Suche, bevor der Steuerberater danach fragen muss.

Wir nutzen diesen Weg im eigenen Betrieb für den monatlichen Abschluss. Das System sammelt, liest aus und gleicht mit den Kontobewegungen ab, und am Ende steht eine kurze Liste der Fälle, die nicht aufgehen. Diese Liste ist der Arbeitsauftrag für den Menschen, alles andere ist vorbereitet. Gebucht wird dabei nichts von selbst, und steuerliche Einordnungen trifft das System nicht; die bleiben bei Buchhaltung und Steuerberater.

Was sich ändert, merkt man vor allem am Rhythmus. Fehlende Belege fallen auf, solange sich noch jemand an die Ausgabe erinnert, und nicht erst Wochen später. Der Monatsabschluss wird damit vom Suchtag zu einer Prüfung einer Liste, und die Rückfragen des Steuerberaters werden seltener, weil die Lücken vorher geschlossen sind.