Wie finden wir passende öffentliche Ausschreibungen, ohne Portale täglich zu durchsuchen?
Der Lösungsweg
Die kurze Antwort: Ein System sichtet Ausschreibungen aus den relevanten Vergabeportalen, bewertet sie nach eigenen Kriterien und legt passende mit einer Zusammenfassung vor. Ob man sich bewirbt, entscheidet der Vertrieb.
Öffentliche Ausschreibungen haben zwei Probleme. Man findet sie zu spät, weil niemand jeden Tag die Portale durchsucht, und man liest zu viele, weil sich erst nach Stunden im Unterlagenstapel zeigt, dass ein Ausschlusskriterium greift. Beides kostet Zeit, die dann bei den Angeboten für die wirklich passenden Ausschreibungen fehlt.
Der Weg trennt Sichten und Entscheiden. Das System übernimmt das Sichten: Es kennt die Kriterien, filtert danach und legt für jede passende Ausschreibung eine Zusammenfassung vor, die auf einer Seite zeigt, worum es geht, bis wann abzugeben ist und was ausschließt. Der Vertrieb liest dann nur noch, was eine echte Chance hat, und entscheidet früh, solange noch Zeit für ein gutes Angebot bleibt.
Für die Geschäftsführung ändert sich die Planbarkeit. Wenn sichtbar ist, welche Ausschreibungen kommen, lässt sich die Arbeit an Angeboten über das Quartal verteilen, statt in der letzten Woche vor der Frist alles gleichzeitig zu stemmen. Und mit der Zeit zeigt sich, bei welchen Auftraggebern und Losgrößen das eigene Haus tatsächlich gewinnt.
Woran Sie es merken
- Passende Ausschreibungen werden zu spät entdeckt.
- Das Lesen der Unterlagen kostet Stunden, bevor klar ist, ob es passt.
- Fristen und Anforderungen gehen im Detail unter.
So läuft es ab
- 1.Festgelegt wird, welche Leistungen, Regionen und Auftragsgrößen man will und welche ausdrücklich nicht.
- 2.Das System durchsucht die relevanten Vergabeportale in festen Abständen.
- 3.Passende Ausschreibungen fasst es zusammen: Umfang, Fristen, Eignungskriterien, Ausschlussgründe.
- 4.Der Vertrieb entscheidet anhand der Zusammenfassung, ob er die Unterlagen vollständig liest.
- 5.Die Entscheidungen fließen zurück, damit die Vorauswahl mit der Zeit genauer wird.
Sie erkennen Ihre Lage wieder? Dann sprechen wir darüber, wie dieser Weg bei Ihnen aussähe.
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Worauf dieser Lösungsweg einzahlt
- IImpuls & Leadershipgering
- MMenschen & Kulturgering
- PProzesse & Operationsstark
- AAusrichtung & Strategiemittel
- CCompliance & Governancemittel
- TTechnologie & Datenmittel
Einschätzung von HanseImpact. Die Fläche beschreibt den Lösungsweg, nicht Ihr Unternehmen. Wie weit Ihre eigenen Bereiche auseinanderliegen, zeigt das KI Impact Audit.
Was es voraussetzt
Daten und Zugänge
Eine Beschreibung, welche Aufträge man will und welche nicht, dazu frühere Angebote und Zuschläge als Beispiele für eine gute Passung.
Im Unternehmen
Eine feste Zuständigkeit für die Entscheidung, ob man sich bewirbt, und eine Frist, bis wann diese Entscheidung fällt.
Ihre Umgebung
Läuft unabhängig von der Büroumgebung. Manche Vergabeportale verlangen eine Registrierung, die vorab geklärt sein muss.
Wann dieser Weg nicht passt
Wer öffentliche Aufträge nur gelegentlich bedient oder ohnehin nur in einem einzigen Portal sucht, kommt mit einer gespeicherten Suche aus. Und wenn die Kapazität für Angebote fehlt, nützen mehr Treffer nichts.
Aus der Praxis
Woran es typischerweise hakt
Die Zusammenfassung ersetzt nicht das Lesen der Unterlagen vor der Abgabe. Ein übersehenes Ausschlusskriterium kostet das ganze Angebot.
Wer jede passende Ausschreibung bedient, verliert die Marge. Die Kriterien müssen auch sagen, was man nicht will.
Annäherung
Was würde das bei Ihnen ausmachen?
So rechnet der Rechner: Menge mal Minuten je Vorgang mal Anteil mal 52 Wochen geteilt durch 12 Monate, geteilt durch 60, ergibt Stunden im Monat. Beispiel mit den vorbelegten Annahmen: 15 mal 30 Minuten mal 60 Prozent mal 52 Wochen geteilt durch 12 Monate ergibt rund 20 Stunden im Monat.
20
Stunden Sichtung im Monat, die wegfallen
Rechenbeispiel mit Ihren eigenen Annahmen. Alle Werte sind veränderbar und keine Zusage. Die Zahl ist eine Größenordnung für das Gespräch.
Wie wir dabei unterstützen
KI-Umsetzung → Ein laufender Ablauf im Betrieb.
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Aktualisiert am 17. Oktober 2026
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