Wie wird aus jeder Besprechung eine Liste, die auch abgearbeitet wird?

Nach einer Besprechung erinnert sich jeder an etwas anderes, und das Protokoll schreibt, wer sich nicht wehren konnte. Die eigentliche Lücke liegt aber danach: Zugesagte Aufgaben tauchen nirgends wieder auf, und in der nächsten Runde wird dasselbe noch einmal besprochen. Der Weg schließt genau diese Lücke. Wichtig ist nicht die Zusammenfassung, sondern dass die Aufgabe beim Verantwortlichen ankommt.

Wir arbeiten im eigenen Betrieb so. Gespräche mit Kunden und untereinander werden mit Zustimmung aufgezeichnet, zusammengefasst und zu Erkenntnissen und Aufgaben verdichtet. Übernommen wird erst nach Durchsicht durch einen Menschen, weil eine falsch verstandene Zusage mehr Schaden anrichtet als eine vergessene. Erst danach landen die Aufgaben in der Aufgabenverwaltung, mit Namen und Termin.

Für Führungskräfte ändert sich vor allem eines: Sie sehen, welche Zusagen offen sind, ohne nachfragen zu müssen. Besprechungen können kürzer werden, wenn nicht mehr ein Teil der Zeit darauf geht, den Stand vom letzten Mal zu rekonstruieren. Und wer eine Besprechung verpasst hat, liest in wenigen Minuten nach, was entschieden wurde und was ihn betrifft.